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欧美人与兽高效工作的3大秘訣:去做該做的事

2016-09-12

一、工作秩序條理化

(1)把辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理幹淨。必須確保你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。

(2)在你準備好辦理其他事情之前,不要把與此無關的東西放到辦公桌上。這就意味著,所有的工作項目都應該在檔案中或抽屜裏占有一定的位置,並把有關的東西放到相應的位置上。

(3)要力戒由於有吸引的幹擾或因你厭煩了手頭上的工作,而放下正在做的事情去幹其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結束這項工作之前,為它采取了所有應該采取的處理措施。

(4)按規則把已經處理完畢的東西送到適應的地方去。再核對一下剩下的重點工作,然後再去開始進行第二項最重要二的工作。

二、工作方法多樣化

1.綜合。即在同一時間內綜合進行多項工作。

欧美人与兽說,辦事要有順序,並不是同一時間內隻能辦一件事,而是運用係統論、運籌學等原理,可以同時綜合進行幾項工作。在管理學中,把工作單方向一件一件依次進行的辦法,叫做垂直型工作。就像站著一大排人,一個一個地傳遞磚頭,這樣做效率比較低。反之,如果把各項工作綜合起來統一安排,效率就會大大提高。

2.結合。即把若幹步驟結合起來。例如有兩項或幾項工作,它們既互不相同,又有類似之處,互有聯係,實質上又是服務於同一目的的,因而可以把這兩項或幾項工作結合為一,利用其相同或相關的特點,一起研究解決。這樣自然就能夠省去重複勞動的時間。

3.重新排列。即改變步驟的順序,也就是要考慮做工作時采取什麽樣的順序最合理,要善於打破自然的時間順序,采取電影導演的“分切”、“組合”式手法,重新進行排列。

例如,一天工作下來很疲乏,晚上又要上夜校,那麽就應該把休息時間提前,從床上移到其它地方,如在公共汽車上趁機閉目養神,可保證晚上精力充沛。

4.變更。即改變工作方法。

改變工作的手法大體有兩種,一種是“分析改善方式”,即對現行的手段方法認真、仔細地加以分析,從中找出存在的問題,即找出那些不合理和無效的部分,加以改進,使之與實現目標要求相適應。

一種是“獨創改善方式”。即不受現行的手段、方法的局限,在明確的目的基礎上,提出實現目的的各種設想,從中選擇最佳的手段和方法。

5.穿插。盡可能把不同性質的工作內容互相穿插,避免打疲勞戰,如寫報告需要幾個小時,中間可以找人談談別的事情,讓大腦休息一下;又如上午在辦公室開會,下午到群眾中去搞調查研究。

6.代替。即把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信,需要寫信的改為寫便條,需要每周出訪的改為隔周一次,在不出訪的那一周裏,可用電話來代替出訪。

7.標準化。即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。比如,記錄時使用通用的記號,這樣一來就簡單了。對於經常性的詢問,事先可準備好標準答複。

三、工作內容簡明化

最容易不過的是忙碌,最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡,善於把複雜的事物簡明化,是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。

美中貿易全國委員會主席唐納德.C.伯納德在《提高生產率》一書中講到提高效率的“三原則”,即為了提高效率,每做一件事情時,應該先問三個“能不能”:即能不能取消它?能不能把它與別的事情合並起來做?能不能用更簡便的方法來取代它?根據這個啟示,欧美人与兽在檢查分析每項工作時,首先問一問以下六個問題:

(1)為什麽這個工作是需要的?是根據習慣而做的嗎?可不可以把這項工作全部省去或者省去一部分呢?

(2)這件工作的關鍵是什麽?做了這件工作之後會出現什麽過去沒有的新效果?

(3)如果必須幹這件工作,那麽亦以禦冬哪裏幹?既然可以邊聽音樂邊輕鬆地完成,還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎?

(4)什麽時候幹這件工作好呢?是否要在效率高的寶貴時間裏幹最重要的工作?是否為了能“著手進行”重要工作,用了整天的時間去使工作“條理化”,結果把時間用完了,而所料理的隻不過是些支離破碎的事情?

(5)誰幹這件工作好呢?是自己幹還是安排別人去幹?

(6)這件工作的最好做法是什麽?是抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?還是應采取最佳方法而提高效率?

然後在對每一項工作分析檢查之後,再采取如下步驟:

(1)省去不必要的工作。

(2)使工作順序合理,幹起來得心應手。

(3)兩件或兩件以上的工作能夠合並起來做的就聯係起來做。

(4)盡可能使雜七雜八的事務性工作簡單化。

(5)預先訂好一項工作的程序。增強工作預見性,走一走,看兩步,想三步,提高決策的效率和準備性,減少決策過程的時間並使決策無誤。

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一、工作秩序條理化

(1)把辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理幹淨。必須確保你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作。

(2)在你準備好辦理其他事情之前,不要把與此無關的東西放到辦公桌上。這就意味著,所有的工作項目都應該在檔案中或抽屜裏占有一定的位置,並把有關的東西放到相應的位置上。

(3)要力戒由於有吸引的幹擾或因你厭煩了手頭上的工作,而放下正在做的事情去幹其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結束這項工作之前,為它采取了所有應該采取的處理措施。

(4)按規則把已經處理完畢的東西送到適應的地方去。再核對一下剩下的重點工作,然後再去開始進行第二項最重要二的工作。

二、工作方法多樣化

1.綜合。即在同一時間內綜合進行多項工作。

欧美人与兽說,辦事要有順序,並不是同一時間內隻能辦一件事,而是運用係統論、運籌學等原理,可以同時綜合進行幾項工作。在管理學中,把工作單方向一件一件依次進行的辦法,叫做垂直型工作。就像站著一大排人,一個一個地傳遞磚頭,這樣做效率比較低。反之,如果把各項工作綜合起來統一安排,效率就會大大提高。

2.結合。即把若幹步驟結合起來。例如有兩項或幾項工作,它們既互不相同,又有類似之處,互有聯係,實質上又是服務於同一目的的,因而可以把這兩項或幾項工作結合為一,利用其相同或相關的特點,一起研究解決。這樣自然就能夠省去重複勞動的時間。

3.重新排列。即改變步驟的順序,也就是要考慮做工作時采取什麽樣的順序最合理,要善於打破自然的時間順序,采取電影導演的“分切”、“組合”式手法,重新進行排列。

例如,一天工作下來很疲乏,晚上又要上夜校,那麽就應該把休息時間提前,從床上移到其它地方,如在公共汽車上趁機閉目養神,可保證晚上精力充沛。

4.變更。即改變工作方法。

改變工作的手法大體有兩種,一種是“分析改善方式”,即對現行的手段方法認真、仔細地加以分析,從中找出存在的問題,即找出那些不合理和無效的部分,加以改進,使之與實現目標要求相適應。

一種是“獨創改善方式”。即不受現行的手段、方法的局限,在明確的目的基礎上,提出實現目的的各種設想,從中選擇最佳的手段和方法。

5.穿插。盡可能把不同性質的工作內容互相穿插,避免打疲勞戰,如寫報告需要幾個小時,中間可以找人談談別的事情,讓大腦休息一下;又如上午在辦公室開會,下午到群眾中去搞調查研究。

6.代替。即把某種要素換成其他要素。如能打電話的就不寫信,需要寫信的改為寫便條,需要每周出訪的改為隔周一次,在不出訪的那一周裏,可用電話來代替出訪。

7.標準化。即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。比如,記錄時使用通用的記號,這樣一來就簡單了。對於經常性的詢問,事先可準備好標準答複。

三、工作內容簡明化

最容易不過的是忙碌,最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡,善於把複雜的事物簡明化,是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。

美中貿易全國委員會主席唐納德.C.伯納德在《提高生產率》一書中講到提高效率的“三原則”,即為了提高效率,每做一件事情時,應該先問三個“能不能”:即能不能取消它?能不能把它與別的事情合並起來做?能不能用更簡便的方法來取代它?根據這個啟示,欧美人与兽在檢查分析每項工作時,首先問一問以下六個問題:

(1)為什麽這個工作是需要的?是根據習慣而做的嗎?可不可以把這項工作全部省去或者省去一部分呢?

(2)這件工作的關鍵是什麽?做了這件工作之後會出現什麽過去沒有的新效果?

(3)如果必須幹這件工作,那麽亦以禦冬哪裏幹?既然可以邊聽音樂邊輕鬆地完成,還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎?

(4)什麽時候幹這件工作好呢?是否要在效率高的寶貴時間裏幹最重要的工作?是否為了能“著手進行”重要工作,用了整天的時間去使工作“條理化”,結果把時間用完了,而所料理的隻不過是些支離破碎的事情?

(5)誰幹這件工作好呢?是自己幹還是安排別人去幹?

(6)這件工作的最好做法是什麽?是抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?還是應采取最佳方法而提高效率?

然後在對每一項工作分析檢查之後,再采取如下步驟:

(1)省去不必要的工作。

(2)使工作順序合理,幹起來得心應手。

(3)兩件或兩件以上的工作能夠合並起來做的就聯係起來做。

(4)盡可能使雜七雜八的事務性工作簡單化。

(5)預先訂好一項工作的程序。增強工作預見性,走一走,看兩步,想三步,提高決策的效率和準備性,減少決策過程的時間並使決策無誤。

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